怎樣制定決策

2014-11-10 決策

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  決策是指管理者識別并解決問題以及利用機會的過程。管理者決策的質量會影響下屬的工作,甚至會影響組織的生死存亡。“決策理論大師”西蒙就指出:“決策是管理的心臟,管理是由一系列決策組成的,管理就是決策。”因此,在某種程度上,決策就是管理學者工作的本質。
  這個問題簡單,我們很久以前就搞清楚了。首先提出問題,然后分析問題,再設計多項解決方案,最后確定最佳方案。
  但是,所有的決策都是這樣制定出來的嗎?我們建議,這種推理的,或者稱為“首先分析”(thinkingfirst)的決策方式應該輔之以另外兩種非常不同的方法:“首先構想”(seeingfirst)的模式和“首先實踐”(doingfirst)模式。管理人員綜合使用這三種方式,可以提高決策的質量。健康的組織,和健康的人一樣,這三種決策方式都是缺一不可的。
  推理的決策制定有一個步驟清晰的流程:定義—分析—設計—決定。但是事實證明,這種決策方式的實際運用并不普遍。它也可能是一種“有組織的無序”。
  持這種觀點的斯坦福大學教授詹姆士·馬奇和他的同事把決策制定描述為“一種集合,在里面一些備用的選擇在尋找待解的難題,一些爭議和感覺在尋找可以釋放自己的決策情境,一些解決方案在尋找它們可能解決的問題,一些決策者在尋找自己的用武之地”。
  科學決策的目的是“最優化”,例如整體效益最大化、決策成本(資金、時間、人力)最小化、組織的問題清晰化、決策方案的實施結果確定化等,這些條件與目標在現實中是很難實現的。有效決策的目的則是“滿意化”,例如組織成員損失最小化、利益相關者滿意化、決策成本合理化、決策方案實施的便利化等,這些條件與目標在現實中更容易實現。
  大部分管理者都無法長時間地從事某一件事情的思考,甚至連深入了解事情的具體細節都不可能,管理者的思維總會被各種各樣的零碎事務打斷。也許這一分鐘擺在管理者面前的是車間的安全問題,下一分鐘擺在管理者面前的可能就是下屬的家庭矛盾。
  一個好的決策一般可通過7個步驟而得到:對問題的精確界定;詳細界定此項決策必須滿足的要求;找出所有備選方案;分析每種備選方案的風險與后果及其邊界條件;做出決策;執行決策;建立反饋:跟進與后續行動。
  1、對問題的界定
  每一個決策過程的第一步應該是對于真實問題進行全面且完整的界定。我們不應該僅僅滿足于某種表面現象或見解,而應該對這些表象和見解背后的事實和根源進行追查研究。
  對于一個孤立的問題或特殊問題,它的解決方式應該是結合這個問題進行具體分析。我們也可以因地制宜,即興解決。如果這個問題真的是一個孤立問題的話,那么它不會再次出現。
  2、界定相關要求
  對于具體要求的界定不應著眼于必須滿足的最高要求,相反,應該是最低要求。我們必須把某項決策必須滿足的最低要求清楚地界定出來。
  區分正確和錯誤妥協的能力是區分管理者稱職與否的最主要的一個方面。解決這個問題的關鍵在于對“最低要求的理想狀態”進行準確無誤的界定。
  3、尋找備選方案
  決策過程中第三步是對備選方案的搜尋。這里可能會犯兩個錯誤。首先,我們可能會滿足于找到的第一個備選方案。然而有經驗的管理者知道:總會有更多的備選方案,因此他們強迫自己和下屬不要立刻停止尋找。
  4、考慮每種備選方案的風險與后果
  第四部通常是決策中勞動量最大的部分,需要對每個備選方案所包含的結果和風險進行系統、全面、仔細的行業分析。在尋找和分析備選方案的過程中,我們必須在某個時點上停止。在實踐中,  我們不大可能純粹為了做出一項理性的決策,而去了解所有的信息,這是毫無疑問的。
  在環境變化后仍然維護前面制定的決策,可以看作是管理不稱職的一種表現。優秀的管理者對邊界條件的變化非常敏感,并且反應迅速。雖然這是一個問題,但是,通過遵守第六條管理原則,我們可以將之視為一個做出新決策的機會。
  5、決策
  如果我們認證地采取了以上步驟的話,我們就必須并且能夠做出決策了,因為我們為了這個決策已經做了一切力所能及的努力。
  6、執行決策
  執行決策應當包括如下這些內容:第一,確定并記錄在執行決策過程中需要的重要措施;第二,要讓每一項措施都有一個負責人;第三,確定最終截止期限。做什么,誰做,什么時候做。行動計劃必須保留,一方面是作為決策依據,另一方面是放進辦公室內“待完成”的文件夾。
  7、建立反饋制度:跟進和后續行動
  影響決策的因素會有許多,凡是要合時宜。強勢文化精髓就在適用,沒有哪一種真理就真的站得住腳,實用哲學也往往不適用。成功的決策在于將短中期目標一一個實現以后的更大成功,而成功又不能長久,永恒的成功是不存在的。
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